《关于档案利用审批权限和程序》

《机关档案工作条例》规定，“ 机关档案部门保管的档案，是现行档案，主要供本机关和上级主管机关使用，不属于开放范围”，指出机关档案利用主要面向本机关和上级主管机关，对外提供利用的，需要履行较为严格的手续。

(1)对内利用审批权限

对内提供利用是机关档案利用的主要形式。

《机关档案管理规定》提出“根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续”，但考虑到机关情况各异，并没有具体规定对内利用权限要求。一般来说， 设置对内利用权限时，应以“简化手续、方便利用”为原则，在满足档案信息安全和工作要求基础上，尽量缩小利用审批范围、降低审批层级。 

比如，各部门利用“公开级“档案和本部门“内部级”档案可以考虑不经审批直接利用等。当然，无论是否经过审批，档案利用都要做好档案利用登记和档案利用效果登记。

(2)对外利用审批权限

《机关档案管理规定》规定了档案对外提供利用的审批要求。相对于《机关档案工作条例》“对外提供利用需经上级主管机关批准”的要求，《机关档案管理规定》对于审批要

求做了适当调降，提出“机关保管的档案对外提供利用的，需经本单位负责人批准”，将对外利用审批权限限定在本单位，并且明确了责任人为“本单位负责人”。

作出如此调整，一是为了满足现实利用需要，对巡视、审计、司法等档案利用要求作出呼应；二是增加可操作性，避免由于责任不清影响档案正常利用。当然，在对外提供档案利用过程中，如果需要报请上级主管机关的，机关可以循正常程序请示后再予以审批。

档案利用程序

一般来说， 机关档案的利用包括提出利用需求、履行审批手续、进行查阅登记、进行档案利用、利用效果反馈等程序。

各项程序要求应在档案利用制度中明确规定。在这些程序当中，履行审批手续、进行利用登记和利用效果反馈分别形成档案利用审批表、 档案利用登记簿、档案利用效果登记簿，以备日后查考和帮助改善档案利用工作。